Die automatische Mitschrift von Videokonferenzen hat sich von einer technischen Spielerei zu einem zentralen Effizienz-Tool entwickelt. Doch während Unternehmen die Zeitersparnis schätzen, stellen sich komplexe Fragen: Darf ich das einfach so? Brauche ich von jedem Teilnehmer eine schriftliche Einwilligung? Und wie sieht es mit dem Strafrecht aus?
In diesem Artikel beleuchten wir, warum das berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oft die tauglichere Rechtsgrundlage sein kann als die klassische Einwilligung – und wie Sie dies in der Enterprise-Welt von Microsoft Teams rechtssicher umsetzen.
1. Warum die Einwilligung oft in die Sackgasse führt
In der Theorie klingt es einfach: Man fragt die Teilnehmer, und wer „Ja“ sagt, wird transkribiert. Carolin Loy Bereichsleiterin des Bereichs Digitalwirtschaft und Pressesprecherin beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht weist jedoch zuletzt und zurecht im Fachartikel „KI-gestützte Transkription von Videokonferenzen“ (DATENSCHUTZ-BERATER Nr. 01/2026 S. 24 ff) darauf hin, dass die Einwilligung im Arbeitsleben ein wackeliges Fundament ist.
Mangelnde Freiwilligkeit: Beschäftigte fühlen sich oft verpflichtet, zuzustimmen, um nicht als „Bremser“ dazustehen. Fehlt die echte Wahlfreiheit, ist die Einwilligung rechtlich unwirksam.
Organisatorischer Albtraum: Eine Einwilligung müsste für jedes Meeting neu eingeholt, dokumentiert und jederzeit widerrufbar gestaltet werden. Bei spontanen oder großen Runden ist das in der Praxis kaum machbar.
Daher rückt die Prüfung des berechtigten Interesses in den Fokus.
2. Die dreistufige Prüfung des EuGH
Um eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zu stützen, verlangt der Europäische Gerichtshof (EuGH) und EDSA eine strikte dreistufige Prüfung.
- Es muss ein berechtigtes Interesse vorliegen.
- Die Verarbeitung personenbezogener Daten muss zur Verfolgung dieses Interesses erforderlich sein.
- Die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person dürfen nicht überwiegen.
Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat hierzu in jüngster Zeit wichtige Pflöcke eingeschlagen:
- Wirtschaftliche Interessen sind legitim (EUGH Tennisbond“ C-621/22) : Der EuGH hat klargestellt, dass ein berechtigtes Interesse nicht zwingend gesetzlich verankert sein muss. Auch rein wirtschaftliche Interessen – wie die drastische Effizienzsteigerung durch automatisierte Protokolle – sind anerkannte Ziele. Für Unternehmen bedeutet das: Die Zeitersparnis und die bessere Durchsuchbarkeit von Wissen sind valide Argumente in der Abwägung.
- Strikte Transparenz als Rechtmäßigkeitsvoraussetzung (EUGH „Mousse“ C-394/23): Transparenz ist nach der „Mousse“-Entscheidung weit mehr als eine bloße Informationspflicht. Der EuGH betont, dass eine Verarbeitung nur dann rechtmäßig sein kann, wenn der Betroffene vorab umfassend informiert wurde. Ohne klare Kommunikation (wer verarbeitet was zu welchem Zweck?) bricht das Fundament der Interessenabwägung in sich zusammen.
- Die „Gesamtcompliance“ entscheidet: Eine positive Interessenabwägung ist kein Freifahrtschein. Sie hält laut EuGH nur dann stand, wenn das Unternehmen gleichzeitig alle anderen Pflichten der DSGVO erfüllt. Dazu gehören insbesondere technische Sicherheitsmaßnahmen (TOMs), strikte Löschkonzepte für die Transkripte und die Gewährleistung der Betroffenenrechte.
Teil der Lösung in der Praxis: Bedingungsloser Opt-out und technische Kontrolle
Ein entscheidender Faktor, um die Interessenabwägung zugunsten des Unternehmens zu entscheiden, ist daher die Einräumung von Kontrollmöglichkeiten für die Teilnehmer. Ein bedingungsloser Opt-out – also die Möglichkeit, nicht transkribiert zu werden, ohne das Meeting verlassen zu müssen – ist hier das stärkste Instrument.
Microsoft bietet für Teams-Enterprise-Umgebungen hierfür spezifische Lösungen an, die Sie in Ihrer Konfiguration nutzen sollten:
- Individuelle Anonymisierung: Teilnehmer können in ihren persönlichen Teams-Einstellungen (unter „Barrierefreiheit > Untertitel und Transkripte“) die Option „Mich in Besprechungsuntertiteln und Transkripten automatisch identifizieren“ Ihr Name erscheint dann im Protokoll nur noch als „Teilnehmer“, was den Eingriff in die Persönlichkeitsrechte massiv reduziert.
- Benutzerdefinierte Datenschutz-Banner: Administratoren können über das Teams Admin Center eigene Banner erstellen. Hier lässt sich nicht nur der Hinweis auf die Transkription platzieren, sondern auch ein direkter Link zu Ihrem internen Opt-out-Prozess oder Ihren spezifischen Datenschutzhinweisen hinterlegen.
- Explizite Start-Steuerung: Durch entsprechende Besprechungsrichtlinien kann sichergestellt werden, dass die Transkription nicht automatisch startet, sondern erst nach einem bewussten Klick und dem damit verbundenen Hinweis-Banner für alle sichtbar wird.
Durch den Einsatz dieser technischen Stellschrauben wandelt sich die Transkription von einer „Überwachung“ zu einem transparenten, kontrollierbaren Werkzeug – ein entscheidender Punkt für jede Datenschutz-Folgenabschätzung oder Interessenabwägung.
3. Technische Sicherheit: Enterprise Teams & Azure OpenAI
Für Verantwortliche ist entscheidend: Wir betrachten hier die Enterprise-Lösungen. Wenn Sie Microsoft Teams mit Azure OpenAI Services in Ihrem eigenen „Tenant“ (Ihrer abgeschirmten Unternehmensumgebung) nutzen, ergeben sich massive Sicherheitsvorteile:
- Stateless Processing: Die Daten werden verarbeitet, aber nicht dauerhaft gespeichert, um die KI des Anbieters zu trainieren.
- Kein Profiling: Die Sprecherzuordnung erfolgt meist über Metadaten des Meeting-Logins, nicht durch biometrische Analyse der Stimme zur Identitätsfeststellung. Damit wird Art. 9 DSGVO (besondere Kategorien personenbezogener Daten) in der Regel nicht berührt.
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4. Das Strafrecht im Blick (§ 201 StGB)
Neben datenschutzrechtlichen Fragen stellt sich strafrechtlich die Relevanz von § 201 StGB. Dieser sanktioniert die unbefugte Aufzeichnung des nicht-öffentlich gesprochenen Wortes. Eine Transkription gilt als „befugt“, wenn vorab klar und verständlich über Art, Umfang und Zweck informiert sowie eine tatsächliche Wahlmöglichkeit (Opt-out) eingeräumt wurde. Die Teilnahme unter diesen Bedingungen kann als konkludente Zustimmung gewertet werden. Auch eine positive Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dient hier als rechtfertigendes Element. Dennoch ist vorsorglich festzuhalten: Bislang ist höchstrichterlich nicht entschieden, ob eine datenschutzrechtliche Zulässigkeit oder konkludente Einwilligung die strafrechtliche Befugnis nach § 201 StGB vollumfänglich ersetzt. Eine sorgfältige Dokumentation bleibt daher essenziell.
5. Praktische Umsetzung und Linksammlung
Microsoft bietet zahlreiche Tools, um diese Anforderungen technisch umzusetzen. Hier sind die wichtigsten Ressourcen:
Strategie & Übersicht: Leitfaden für Geschäftskunden: DSGVO & Generative KI
Grundlagen: Aufzeichnung und Transkription für Teams-Besprechungen
Für Admins: Verwalten von Transkriptionen und Untertiteln
Transparenz schaffen: Benutzerdefiniertes Banner für Transkriptions-Hinweise einrichten
Datenschutz-Details: Sicherheit bei intelligenten Zusammenfassungen
Microsoft Cloud Compendium: FAQ zu Datenschutz, verantwortungsvoller KI-Nutzung und weiteren Compliance-Anforderungen
Ressourcen zur Datenschutz-Compliance: Datenschutz-Compliance für Microsoft 365:
Fazit: Keine Pauschallösung, aber ein klarer Weg
KI-Transkription ist weder verboten noch ein Selbstläufer. Die Anforderungen müssen stets im Einzelfall geprüft und dokumentiert werden. Eine pauschale Aktivierung ohne Prüfung der Erforderlichkeit ist angreifbar.
Um Ihnen diesen Prozess zu erleichtern, haben wir ein Muster für eine Interessenabwägung erstellt, das speziell auf die Konstellation Microsoft Teams und Transkription zugeschnitten ist. Es hilft Ihnen, die oben genannten drei Stufen des EuGH strukturiert abzuarbeiten.
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