Copilot-Lizenz, Agent-Zugriff oder Cowork? Die drei Ebenen, die in Ihrer IT-Governance nicht verwechselt werden dürfen
Ein IT-Verantwortlicher schaltet für ein Pilotteam den Zugang zu Copilot Studio frei, in der Annahme, die neuen Agenten würden anschließend automatisch in der gewohnten Copilot-Oberfläche der betroffenen Nutzer auftauchen. Tatsächlich passiert zunächst: nichts. Kein Agent, keine neue Funktion, keine Kostenposition. Die Freischaltung war richtig – nur fehlen noch drei weitere Schritte, bevor überhaupt ein Nutzer etwas davon sieht. Genau an dieser Verwechslung setzt dieser Beitrag an, denn sie zieht sich durch fast jede Copilot-Einführung, die ich begleite: Lizenz, Agent-Zugriff und Cowork werden als ein Produkt behandelt, obwohl es sich um drei getrennte Ebenen mit jeweils eigener Kostenlogik handelt.
Ich habe in dieser Reihe bereits die datenschutzrechtliche Seite der Microsoft-Multi-Modell-Strategie, die IT-Governance-Fragen rund um den GA-Start von Copilot Cowork und die fünf Säulen des Kostenmanagements unter Copilot Credits eingeordnet. Dieser vierte Teil sortiert die Grundlage, auf der die vorherigen drei Teile aufbauen: Wer im Unternehmen braucht überhaupt welche Ebene – und ab wann wird aus einer technischen Freischaltung ein Governance-Thema?
Diese Übersetzungsarbeit übernimmt bewusst niemand anders: Microsoft selbst bietet mit der Seite „Decide which Copilot is right for you“ zwar eine offizielle Vergleichsgrafik der verschiedenen Copilot-Varianten – doch Cowork fehlt dort bislang vollständig, und die Kostenlogik (Credits, Fair-Use, Zero-Rating) wird auf dieser Seite gar nicht erst behandelt. Eine konsolidierte, geschweige denn managementtaugliche Übersicht aller drei Ebenen inklusive Kostenfolgen gibt es bei Microsoft derzeit nicht.
Die drei Ebenen im Überblick
Bevor die einzelnen Ebenen im Detail folgen, lohnt sich der Gesamtblick: Jede Ebene hat ihre eigene Kostenlogik, ihre eigene Zielgruppe und ihren eigenen Freigabeprozess. Wer sie vermischt, verliert entweder den Überblick über die Kosten oder blockiert unnötig die Produktivität.
Ebene 1 · Copilot Basislizenz
18–30 $ pro User/Monat – pauschal, kein Tokenverbrauch
Chat & Apps
Word, Excel, Teams, Outlook
Freigegebene Agents
Zero-rated, innerhalb Fair-Use
Ebene 2 · Agent-Zugriff (Copilot Studio)
Maker-Rolle nötig, um Agents zu bauen
Maker
Baut Agents, nutzt BYOM
Nutzer
Nutzt freigegebene Agents
Ebene 3 · Copilot Cowork
Zusätzlich zur Lizenz, seit 1.7.2026 nutzungsbasiert
Light Task
100–300 Credits
ca. 1–3 $
Medium Task
300–700 Credits
ca. 3–7 $
Heavy Task
700+ Credits
ab ca. 7 $
Ebene 1: Wer braucht nur die Copilot-Basislizenz
Für den überwiegenden Teil der Belegschaft reicht die reguläre Microsoft-365-Copilot-Lizenz (18–21 US-Dollar Business, 30 US-Dollar Enterprise, pro Nutzer und Monat). Sie deckt pauschal ab:
- Copilot Chat sowie Copilot in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams
- die Nutzung bereits freigegebener Agents aus dem Agent Store
- Classic Answers, Generative Answers und Tenant Graph Grounding – laut Microsofts eigener Lizenzdokumentation ausdrücklich „no charge“, solange die Nutzung innerhalb der Fair-Use-Grenzen bleibt (Microsoft Learn: Copilot Studio licensing)
Seit Mitte 2026 gehört dazu auch die Modellwahl im Chat: Neben „Auto“ und GPT-Modellen lassen sich dort auch Claude Sonnet und Claude Opus auswählen – ohne separate Tokenabrechnung. Wichtig für die Freigabeentscheidung: Anthropic-Modelle sind für Tenants innerhalb der EU, EFTA und UK standardmäßig deaktiviert und müssen von einem Administrator bewusst aktiviert werden, weil dabei Daten außerhalb der FedRAMP-zertifizierten Microsoft-Cloud verarbeitet werden (Microsoft Learn: Connect to Anthropic AI subprocessor) – ein Punkt, den ich bereits in Teil 2 dieser Reihe als datenschutzrechtlichen Prüfpunkt markiert habe. Jede Modellfreischaltung sollte deshalb erst nach einer dokumentierten, modellspezifischen Bewertung erfolgen – nicht danach.
Governance-Kurzformel für Ebene 1: Solange sich die Nutzung auf Chat, Office-Integration und freigegebene Agents beschränkt, bleibt es bei der bekannten Pro-Kopf-Kalkulation. Es gibt keine tokenbasierte Einzelabrechnung – Handlungsbedarf entsteht hier höchstens durch die Modellfreigabe selbst, nicht durch die Kosten.
Ebene 2: Agent-Zugriff über Copilot Studio – und warum „Maker" und „Nutzer" zwei verschiedene Fragen sind
Ein in Copilot Studio gebauter Agent erscheint für Endnutzer nicht in einer separaten Oberfläche, sondern innerhalb derselben Copilot-Chat-Umgebung, die auch für die Basislizenz genutzt wird – über den Agent Store bzw. per @-Erwähnung (Microsoft Learn: Agent Store; Microsoft Copilot Blog: Publish your Copilot Studio agents). Es gibt also technisch keine zweite Oberfläche, die Nutzer zusätzlich lernen müssten – wohl aber einen mehrstufigen Freigabeprozess davor:
- Ein Maker (die Rolle, die Agenten in Copilot Studio baut und konfiguriert) baut den Agenten in Copilot Studio.
- Der Maker veröffentlicht ihn explizit für den Kanal „Microsoft 365 Copilot“ (Standardeinstellung: deaktiviert).
- Ein Administrator prüft und genehmigt den Agenten im Microsoft 365 Admin Center, bevor er im Agent Store überhaupt sichtbar wird.
- Erst danach kann der Admin ihn gezielt einzelnen Nutzergruppen zuweisen oder anpinnen – eine unternehmensweite Freigabe ist nicht der Standardfall, sondern eine bewusste Entscheidung.
Vier Schritte, bis ein Agent im Agent Store sichtbar ist
1
2
3
4
Maker baut Agent
Veröffentlicht für Kanal
M365 Copilot
Admin genehmigt
Sichtbar im Agent Store
ggf. je Gruppe
Für die Personalplanung lohnt sich eine klare Trennung zweier Fragen, die in der Praxis oft vermischt werden:
Wer braucht die Maker-Rolle (Copilot-Studio-Autor)? Das betrifft nur die Personen, die Agenten tatsächlich bauen und konfigurieren – inklusive der Möglichkeit, über Bring Your Own Model (BYOM) externe Modelle aus Azure AI Foundry einzubinden (Microsoft Learn: Bring your own model for your prompts). Wichtig für die Kostenplanung: BYOM-Konfigurationen sind von der Flatrate ausdrücklich ausgenommen und werden separat abgerechnet (Microsoft Learn: Billing rates and management) – ein frei angebundenes, teures Modell lässt sich also nicht „durch die Basislizenz schmuggeln“.
Wer braucht nur Zugriff auf bereits gebaute Agenten? Das ist die deutlich größere Gruppe und deckt sich mit den vier Nutzerprofilen, die ich in Teil 2 dieser Reihe beschrieben habe – Wissensarbeiter, Management, kundennahe Wissensarbeiter und technische Fachkräfte.
COPILOT COWORK · NUTZERTYPEN IM UNTERNEHMEN
Vier Profile, vier unterschiedliche Agenten-Bedarfe
Wissensarbeiter im Unternehmen
- Wechselnde Prioritäten
- Hohes E-Mail-/Chat-Aufkommen
- Erstellt Dokumente, Präsentationen, Tabelle
Typischer Agent
Status-Updates, Ablage, Dokumentenerstellung
Management & Führungskräfte
- Kalender geprägt von wichtigen Meetings
- Entscheidet mehr, als selbst zu erstellen
- Braucht Kernpunkte, Risiken, Empfehlungen
Typischer Agent
Briefings, Risiko- und Entscheidungsvorlagen
Wissensarbeiter mit Kundenkontakt
- Balanceakt zwischen den Anforderungen externer Kunden und interner Teams.
- Organisiert nach Kundenkonten (Accounts), nicht nach Projekten.
- Tief verankert in der Historie der jeweiligen Kundenbeziehung.
Typischer Agent
Kunden-Briefings, Account-Zusammenfassungen
Technische Fachkräfte
- Benötigen längere, ungestörte Phasen für konzentriertes Arbeiten (Deep Work).
- Entwickeln Code, Designs oder technische Systeme.
- Arbeiten meist außerhalb der klassischen Office-Anwendungen.
Typischer Agent
Pflege von Diagrammen, Batch-Jobs, Dokumentation, Coding
Eigene Darstellung auf Basis der im Microsoft 365 Blog beschriebenen vier Nutzerprofile.
Diese Typisierung entscheidet nicht darüber, ob jemand Studio-Zugriff braucht, sondern welche fertigen Agenten und Skills für die jeweilige Rolle freigegeben werden sollten.
Was kostet die Nutzung eines RAG-gestützten Agenten wirklich?
Ein Praxisbeispiel macht den Unterschied deutlich: Ein Maker baut einen internen Compliance-Agenten, der über Connectoren und SharePoint auf interne Leit- und Richtlinien zugreift – technisch also Retrieval-Augmented Generation (RAG) über den unternehmenseigenen Microsoft Graph. In der offiziellen Rate-Tabelle heißt das „Tenant Graph Grounding“ und wird mit einer festen Pauschale von 10 Copilot Credits pro Nachricht abgerechnet – unabhängig von der tatsächlichen Tokenmenge der Anfrage. Eine echte, tokenbasierte Abrechnung (0,1 / 1,5 / 10 Credits pro 1.000 Tokens) gilt separat davon nur für die sogenannten „AI Tools“ – also Prompt-Tools und Reasoning-Modelle innerhalb eines Agenten, die der Maker zusätzlich einbauen kann, aber nicht muss.
Entscheidend ist dabei die Nutzeridentität: Läuft der Agent unter der authentifizierten Identität eines Mitarbeiters mit Microsoft-365-Copilot-Lizenz, gilt laut Microsoft ausdrücklich „no charge“ – auch für die Tenant-Graph-Grounding-Zeile (Microsoft Learn: Billing rates and management, Fußnote 1). Ein RAG-gestützter interner Agent kostet für lizenzierte Mitarbeiter also im Regelfall nichts extra. Echte Credit-Kosten entstehen erst, wenn der Agent auch von nicht lizenzierten Nutzern verwendet wird, nicht unter der Identität des jeweiligen Nutzers läuft, zusätzliche Reasoning-/Premium-Tools nutzt oder die Fair-Use-Grenze insgesamt überschritten wird. Und selbst dann erfolgt die Abrechnung nicht pro Einzelnutzer, sondern über einen gepoolten Copilot-Credit-Topf auf Tenant- bzw. Environment-Ebene, den das Unternehmen zentral im Power Platform Admin Center verwaltet.
Governance-Kurzformel für Ebene 2: Für reine Nutzer freigegebener Agenten ändert sich an der Kostenlogik von Ebene 1 nichts – weiterhin zero-rated innerhalb Fair-Use. Ein eigenständiger Prüf- und Freigabeprozess wird erst nötig, sobald
(a) Maker-Rechte vergeben werden,
(b) BYOM-/Foundry-Modelle im Spiel sind oder
(c) Agenten für externe Kanäle oder nicht lizenzierte Nutzer veröffentlicht werden
– dann greifen echte Copilot-Credit-Kosten.
Ebene 3: Wer braucht Cowork – und welche Kostenstruktur gilt dort
Cowork sitzt kostentechnisch auf einer eigenen Ebene oberhalb der Basislizenz. Seit dem GA-Start am 16. Juni 2026 und der verbindlichen Abrechnung ab dem 1. Juli 2026 gilt: Die Copilot-Lizenz bleibt Voraussetzung, deckt aber nur die klassischen Copilot-Funktionen ab. Jede von Cowork ausgeführte, mehrstufige Aufgabe wird zusätzlich in Copilot Credits abgerechnet – nach genau der Kostenlogik, die ich in Teil 2 erstmals vorgestellt und in Teil 3 im Detail für das Kostenmanagement beschrieben habe.
COPILOT COWORK · KOSTENLOGIK IM ÜBERBLICK
Drei Aufgabentypen, drei Kostenklassen
Stufe 1
Light Task
Wenige Quellen, einfache Logik, ein Ergebnis oder weniger
BEISPIEL
Wöchentliches Status-Update aus Kalender und Prioritäten zusammenstelle
GESCHÄTZTE COPILOT CREDITS
100–300
ca. 1–3 $
Stufe 2
Medium Task!
Mehrere Quellen, strukturierte Auswertung, zwei oder mehr Ergebnisse
BEISPIEL
„Kundengespräch anhand von E-Mails, Terminen und Dateien vorbereiten.“
GESCHÄTZTE COPILOT CREDITS
300–700
ca. 3–7 $
Stufe 3
Heavy Task!
Breite Datenaggregation, tiefgehende Auswertung, viele Ergebnisse
BEISPIEL
„Sechs Monate Produktnutzungsdaten auswerten und Report erstellen.“
GESCHÄTZTE COPILOT CREDITS
> 700
ca. 7 $, in Einzelfällen deutlich mehr
Eigene Darstellung auf Basis der Angaben im Microsoft 365 Blog zur GA-Ankündigung.
Wer im Unternehmen Cowork tatsächlich braucht, lässt sich wieder an den vier Nutzerprofilen aus Teil 2 festmachen – mit einer wichtigen Ergänzung: Der Bedarf korreliert stark mit der Aufgabenkomplexität, nicht mit der Hierarchieebene. Ein technisches Fachkraft-Profil, das regelmäßig sechsmonatige Nutzungsdaten auswertet, erzeugt strukturell mehr Heavy Tasks als ein Wissensarbeiter, der wöchentliche Status-Updates zusammenstellen lässt – und damit ein Vielfaches an Kosten, unabhängig von Gehaltsstufe oder Position.
Technisch nutzt Cowork denselben gepoolten Copilot-Credit-Mechanismus wie die Studio-Agenten aus Ebene 2 (Capacity Pack bzw. Pay-as-you-go, tenant- oder environment-weit verwaltet) – der entscheidende Unterschied ist, dass hier keine Zero-Rating-Ausnahme für lizenzierte Mitarbeiter greift. Praktisch jede Aufgabe zieht Credits, unabhängig von der Lizenz des ausführenden Nutzers.
Governance-Kurzformel für Ebene 3: Cowork ist die einzige der drei Ebenen, bei der jede einzelne Nutzung unmittelbar eine variable Kostenposition erzeugt. Die in Teil 3 beschriebenen Instrumente – Spending Policies, Hard Caps, Credit Requests – sind hier keine Kür, sondern ab dem ersten produktiven Rollout Pflichtprogramm.
Ab wann wird aus der Freischaltung ein Governance-Thema?
Aus der Beratungspraxis heraus würde ich drei Schwellen benennen, ab denen ein rein technischer Freigabeprozess um eine formale Governance-Entscheidung ergänzt werden sollte:
Drei Schwellen für ein formales
1 · Modellebene
Trigger: Drittanbietermodell wird aktiviert
→ Vorher: dokumentierte Modellbewertung
2 · Maker-Ebene
Trigger: erste Autorenrolle oder BYOM-Agent
→ Kosten außerhalb der Fair-Use-Logik möglich
3 · User-Ebene
Trigger: Cowork-Rollout über Pilotgruppe hinaus
→ Spending Policies und Hard Caps vor Rollout koppeln
- Modellebene: Sobald ein Drittanbietermodell (etwa Claude oder ein künftiges Open-Weight-Modell) im Admin Center aktiviert wird – unabhängig davon, ob dies im Chat-Modellpicker oder über BYOM in Copilot Studio geschieht. Hier sollte vor der Freischaltung eine dokumentierte, datenschutzrechtliche Modellbewertung stehen, keine Ad-hoc-Aktivierung. Mit meinem KI-Modellbewertungstool für Microsoft 365 lässt sich genau diese Prüfung strukturiert und dokumentiert durchführen, bevor ein Modell im Tenant freigeschaltet wird.
- Maker-Ebene: Sobald die erste Person außerhalb der IT eine Copilot-Studio-Autorenrolle erhält oder einen BYOM-Agenten anbindet. Ab hier entstehen potenziell separat abgerechnete Kosten außerhalb der Fair-Use-Logik, die im Standard-Reporting der Basislizenz nicht sichtbar sind.
- Verbrauchsebene: Sobald Cowork über eine Pilotgruppe hinaus produktiv ausgerollt wird. Da hier jede Aufgabe direkt Geld kostet, sollte die Freigabe an Spending Policies und Hard Caps gekoppelt sein, bevor – nicht nachdem – der Zugang für weitere Nutzergruppen geöffnet wird.
Unternehmen, die diese drei Schwellen als feste Freigabe-Gates in ihren bestehenden IT-Change-Prozess integrieren, vermeiden genau das Szenario, das in der Praxis am häufigsten auftritt: eine unternehmensweite Kostenüberraschung, weil eine einzelne Freischaltung auf Team- oder Pilotebene stillschweigend zum De-facto-Unternehmensstandard geworden ist.
Fazit
Lizenz, Agent-Zugriff und Cowork sind keine Ausbaustufen eines einzigen Produkts, sondern drei Ebenen mit grundverschiedener Kostenlogik: pauschal und zero-rated (Ebene 1), grundsätzlich weiterhin zero-rated mit klar abgegrenzten Ausnahmen für Maker und BYOM (Ebene 2), und vollständig nutzungsbasiert (Ebene 3). Wer diese drei Ebenen sauber trennt – organisatorisch wie in der Kostenplanung – behält die Kontrolle. Wer sie vermischt, trifft am Ende auf genau die Überraschung, die ich in Teil 3 dieser Reihe bereits im Detail beschrieben habe: ein Verbrauch, der weit über das hinausgeht, was die ursprüngliche Freigabeentscheidung eigentlich abdecken sollte.
Praxis-Werkzeug
KI-Modellbewertungstool für Microsoft 365
Mit meinem Bewertungstool können Sie die einzelnen Modelle innerhalb Ihrer Microsoft Enterprise-Lizenzen systematisch analysieren, Risiken bewerten und die Weichen für eine rechtssichere Governance stellen.
Direkt anfragen
Haben Sie Fragen zur rechtssicheren Ausgestaltung Ihrer KI-Richtlinien oder zum Kostenmanagement unter Microsoft 365? Ich antworte in der Regel innerhalb von 24 Stunden.
Michael Eberlein
Rechtsanwalt für Datenschutz, KI & IT-Recht · München
✉ info@eberlein-ra.de
Weiterführend
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Quellen & Weiterführende Links
- Microsoft Learn: Copilot Studio licensing
- Microsoft Learn: Billing rates and management – Copilot Studio
- Microsoft Learn: Bring your own model for your prompts
- Microsoft Learn: Agent Store in Microsoft 365 Copilot
- Microsoft Learn: Connect to the Anthropic AI subprocessor
- Microsoft Learn: Usage-based billing overview – Copilot Credits
- Microsoft Copilot Blog: Publish your Copilot Studio agents to Microsoft 365 Copilot
- Microsoft 365 Blog: Copilot Cowork is now generally available
- Directions on Microsoft: M365 Copilot adds choice (and risk) with Anthropic’s Claude